Rapport et recommandations des syndics de la Composante d’Air Canada et réponse du Secrétaire-trésorier re rémunération supplémentaire

Rapports et recommandations des syndics de la Composante d’Air Canada :

À tous les membres,

En octobre 2018, deux membres ont pris contact avec les syndics de la Composante afin de leur demander de se pencher sur la rémunération complémentaire versée à la Présidente, la Vice-présidente et le Secrétaire-trésorier actuels de la Composante, tel que déterminée par les Règlements de la Composante d’Air Canada du SCFP. Les membres étaient préoccupés par le fait que les normes et les pratiques passées n’étaient pas suivies aux fins du calcul de la rémunération complémentaire  et que des paiements comme des paies de vacances et des montants attribuables à des ententes avec la Société étaient utilisés afin de justifier des augmentations de cette rémunération complémentaire. Après de nombreuses discussions et des échanges de courriels avec les dirigeants de la Composante, les syndics de la Composante ont fixé une date (le 17 janvier 2019) pour la révision des chèques émis pour cette rémunération complémentaire, conformément à la demande faite par les membres. Pendant nos discussions, les syndics de la Composante ont reçu un troisième courriel d’un membre préoccupé par le même enjeu.

Les critères d’admissibilité et le montant de la compensation complémentaire sont énoncés dans les Règlements de la Composante d’Air Canada.

Règlements de la Composante d’Air Canada portant sur la rémunération complémentaire des dirigeants de la Composante :
Dans les règlements de la Composante d’Air Canada, aux articles 6.1(k), 6.2 (e), 6.3 (s),
Le Président de la Composante :
6.1 (k) En combinaison avec toute libération de vol payée par la Société, touchera une rémunération complémentaire du syndicat lui permettant de recevoir un salaire mensuel total équivalent à un dollar (1.00 $) de plus que le salaire du plus haut salarié de l’unité de négociation au cours du même mois.
Le Vice-président de la Composante :
6.2 (e) En combinaison avec toute libération de vol payée par la Société, touchera une rémunération complémentaire du syndicat lui permettant de recevoir un salaire mensuel total égal à celui du plus haut salarié de l’unité de négociation au cours du même mois.
Le Secrétaire-trésorier de la Composante :
6.3 (s) En combinaison avec toute libération de vol payée par la Société, touchera une rémunération complémentaire du syndicat lui permettant de recevoir un salaire mensuel total égal à celui du plus haut salarié de l’unité de négociation au cours du même mois.
Pendant qu’ils travaillent pour le syndicat, les dirigeants syndicaux reçoivent toujours leur chèque de paie de l’employeur, Air Canada. Conformément aux règlements cités plus haut, un chèque de paie additionnel est émis par le syndicat à l’attention des dirigeants de la Composante. Le calcul et les critères menant à l’émission de ces chèques de paie complémentaire sont l’objet de cet examen.

Processus et pratiques passées :
Avant l’actuel mandat, le processus visant à déterminer le plus haut salarié était en place depuis de nombreuses années. La comptable et le personnel de la Composante identifiaient les dix plus hauts salariés parmi les membres et faisaient parvenir la liste au Comité du Site central qui la vérifiait sur la base des critères établis conformément à la pratique passée. Le Site central écartait toute attribution de vols ne respectant pas la légalité, les paiements de vacances et tout paiement et/ou revenu associé à une affectation spéciale de courte ou de longue durée ou à des congés autorisés.

Communiqué du Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada de janvier 2019 :
Le 10 janvier 2019, le Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada a publié un communiqué portant sur plusieurs des préoccupations soulevées par les membres qui avaient pris contact avec nous. Le communiqué du Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada (cliquez sur le lien qui suit pour y avoir accès) contenait les explications des dirigeants de la Composante sur la série d’événements qui a mené à la réunion de l’exécutif de janvier. Lors de cette réunion, la Présidente a présenté une interprétation des critères devant être utilisés pour déterminer le plus haut salarié. L’interprétation de janvier 2019 reprenait les termes de l’interprétation de 2017, mais y ajoutait d’autres exclusions. Le Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada a adopté cette interprétation par une résolution spécifiant qu’elle s’appliquait rétroactivement à février 2017, soit le début du mandat du l’administration actuelle. Tous les membres de l’exécutif, à l’exception de la Vice-présidente de la Composante, ont voté en faveur de cette résolution. Lors de l’adoption de la résolution, il était clair que tous les montants versés en surplus de ce qui était  inclus à l’interprétation de janvier 2019 devaient être retournés au syndicat.
Les 17 et 23 janvier 2019, les syndics de la Composante se sont réunis afin d’analyser les compensations complémentaires, revoir les chèques émis et enquêter sur les préoccupations des membres.

Quand et comment la pratique visant à déterminer le plus haut salarié a-t-elle changé :
En février 2017, la recommandation du site central n’a pas été acceptée et le numéro 1 sur la liste des plus hauts salariés a été choisi aux fins du calcul de la rémunération complémentaire. Pour les mois de mars et avril 2017, le Site central n’a pas été inclus au processus de détermination du plus haut salarié. Lorsqu’on lui a demandé, le Secrétaire trésorier de la Composante a affirmé qu’il avait effectivement modifié le processus et qu’il n’avait pas vérifié si le numéro 1 de la liste des plus hauts salariés avait touché de revenus qui n’étaient pas admissibles par le passé.

En juin 2017, le Site central a pris contact avec la comptable, le Secrétaire-trésorier de la Composante et finalement la Présidente de la Composante lorsqu’il a réalisé que sa vérification ne faisait plus partie du processus de détermination.

Le 20 juin 2017, la Présidente de la Composante a fait parvenir par courriel une interprétation dans laquelle elle mentionnait que la pratique passée serait respectée et que le Site central continuerait à faire part de ses recommandations, conformément à ses critères de validation. Si on avait demandé au Site central de revoir les choix effectués, les plus hauts salariés choisis pour les mois de mars et avril auraient été retirés de la liste.

De mai 2017 à janvier 2018, le Secrétaire-trésorier de la Composante s’est fié sur les recommandations du Site central pour déterminer le plus haut salarié. Ce choix a été contesté 5 fois, soit lorsque les recommandations du Site central ne désignaient pas le revenu brut le plus élevé de la liste.

En mars 2018, il y a eu une réunion du Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada au cours de laquelle la Vice-présidente de la Composante a demandé une nouvelle interprétation à la Présidente de la Composante. Cette nouvelle interprétation n’a pas été rendue. Les discussions ont porté sur le processus et il a été entendu que le Secrétaire-trésorier suivrait la pratique passée et demanderait au Site central sa recommandation sur le plus haut salarié puis émettrait les chèques. La Présidente de la Composante a accepté d’inclure une affectation de courte durée (soutien à la barrière) dans la mesure où un nombre minimal de jours de congés était respecté. Suite à cette rencontre, le Secrétaire –trésorier a émis des chèques  rétroactifs pour que la rémunération complémentaire correspondent à celle du plus haut salarié de l’unité de négociation, sans égard aux recommandations du Site central. De février 2017 à janvier 2018, il y a cinq mois au cours desquels la rémunération complémentaire a été augmentée. Aucune résolution autorisant dette rémunération rétroactive n’avait été adoptée.

De février 2018 à novembre 2018, il y a eu sept mois au cours desquels les dirigeants de la Composante n’ont pas eu recours aux recommandations du Site central et se sont accordés une rémunération égale à celle du plus haut salarié. Même si les recommandations du Site central n’ont pas été prises en compte, nous n’avons trouvé aucune preuve que la rémunération complémentaire a été influencée par des décisions arbitrales ou des paiements importants du même ordre.

En janvier 2019, le processus a été revu lors d’une réunion du Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada. La Présidente de la Composante a soumis une nouvelle interprétation que le Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada a acceptée dans une résolution stipulant que l’interprétation devait être appliquée rétroactivement.

Recommandations :
Les écarts entre les choix du Site central et ce qui a effectivement été payé seront corrigés suite à l’adoption de la résolution rétroactive. Nous recommandons qu’un bulletin soit publié afin d’informer les membres du moment où les fonds auront été remboursés.

Les règlements portant sur la rémunération complémentaire doivent être modifiés de façon à refléter les critères suivis pendant des années pour déterminer l’admissibilité. Des suggestions de modifications ont déjà été soumises au Comité des règlements.

Le procès-verbal de la réunion de mars 2018 du Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada a entraîné une certaine confusion. Il était alambiqué, contradictoire et on ne pouvait s’y fier dans la mesure où certaines personnes s’en servaient comme preuve qu’une nouvelle interprétation avait été fournie alors qu’il y était mentionné qu’il n’y avait pas de nouvelle interprétation. Nous recommandons que plus d’attention soit portée à la rédaction de procès-verbaux clairs.

Pratiques financières
Double autorité pour libérer des fonds du compte bancaire du syndicat :
En avril 2017, le Secrétaire-trésorier de la Composante a mis en œuvre un nouveau système de dépôt direct. Afin de remplacer l’exigence de deux signatures sur un chèque dans un système papier, tous les paiements complémentaires étaient accompagnés d’un papier que les dirigeants de la Composante devaient signer afin de signifier leur approbation.
En novembre 2018, il a été porté à l’attention de la Présidente de la Composante que malgré le système voulant que les dirigeants de la Composante apposent leur signature pour autoriser la dépense, le Secrétaire-trésorier de la Composante autorisait à lui seul des paiements faits à partir du compte bancaire du syndicat.
Le 21 décembre 2018, grâce à l’initiative de la Présidente de la Composante, cette faiblesse a été corrigée et la banque exige maintenant deux signatures pour autoriser le versement de fonds pour un dépôt direct.

Recommandations :
Nous avons constaté qu’avec la mise en place du nouveau système de dépôt direct, le processus s’est amélioré. Au début, le montant ne figurait pas sur la feuille d’autorisation accompagnant la demande et le montant à autoriser n’était donc pas clairement indiqué, ce qui a par la suite été corrigé. Il y a aussi eu plusieurs cas pour lesquels les signatures d’autorisation étaient absentes. Selon les recommandations du SCFP national, des autorisations doubles sont exigées avant qu’un paiement puisse être traité. Nous recommandons que la politique des signatures doubles et des montants approuvés continue à s’appliquer pour tous les paiements.

Conclusion :
Il n’y a aucune preuve de fraude ou de vol. Cette vérification a toutefois mis au jour plusieurs lacunes dans les règlements, les processus et la transparence de nos politiques financières. Cette expérience a démontré que le renforcement de nos règlements par l’adoption de modifications et une validation plus claire des processus et des pratiques sont nécessaires. Il est à souhaiter que l’actuelle interprétation et la résolution rétroactive corrigeront ces anomalies, renforceront la reddition comptes envers les membres et contribueront à régler les problèmes au syndicat.
Les syndics de la Composante remercient les membres pour l’intérêt et la patience dont ils ont fait preuve dans ce dossier. Si « Nous sommes le syndicat » nous sommes définitivement meilleurs lorsque nous y contribuons toutes et tous en communiquant nos idées et nos préoccupations. Nous tenons aussi à souligner le soutien reçu du Site central, des dirigeants de la Composante, du personnel du Chemin Blefield et des conseillers du SCFP national.

Au service des membres,

Andrea de Verteuil, Joyce Nakanishi & Marc Roumy
Les syndics de votre Composante

Réponse du Secrétaire-trésorier :

Bonjour aux syndics,

Je vous remercie d’être venus pendant deux jours afin de démontrer qu’il n’y a eu ni fraude ni vol

Je vous prie de noter que toutes vos recommandations seront communiquées et approuvées par moi-même.

Je tiens à ajouter quelques clarifications et corrections à certains des commentaires contenus dans votre rapport.

Processus et pratique
1.   Le processus et la pratique touchant le plus haut salarié sont établis et, tel que mentionné, au cours de ce mandat, la rémunération complémentaire n’a pas été soumise au  Site central pendant deux mois, soit jusqu’à ce que le sujet soit aborder avec la Présidente. Les deux mois en question, avril et mai 2017 ont immédiatement été soumis au Site central qui en a confirmé réception.
2.  Les chèques rétroactifs correspondant au plus haut salarié ont été émis à la suite d’une discussion tenue au Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada en mars 2018. Ces montants ont été payés par chèques et non par dépôt direct. Les chèques ont été signés par tous les dirigeants.
3.  De février 2018 à novembre 2018, si un plus haut salarié a été choisi, il s’agissait d’un membre en affectation spéciale, conformément à ce qui avait été entendu et avait déjà été fait lors de mandats précédents. Ces choix incluaient aussi la Présidente à titre de plus haut salarié, ce qui avait aussi déjà été fait.  Au moment de la vérification, novembre 2018 était le dernier mois complété.

Pratiques financières
1.  La Composante utilise le dépôt direct depuis plusieurs années et avant notre mandat, seul la comptable pouvait libérer des fonds et elle n’avait besoin d’aucune autorisation pour le faire. Lors de notre entrée en poste, nous avons changé de service bancaire et à partir du moment où nous sommes passés chez Meridian, ce n’était plus la comptable qui traitait les paiements, mais le Secrétaire-trésorier, parce qu’il a été élu à titre de responsable des finances. Lorsqu’en décembre 2018 il a été souligné que la double signature n’était plus exigée, la façon de faire a immédiatement été modifiée et la signature de deux dirigeants est devenue nécessaire. J’ai mis au point un système par lequel nous signons des feuillets roses pour approuver les paiements et ces feuillets sont attachés au bordereau de paiement pour approbation. Il y a eu deux mois au cours desquels les feuillets roses n’ont pas été signés par la Présidente. Parce que nous n’étions pas tous au bureau les jours où les dépôts directs étaient effectués, un fil de courriel a été mis en place pour les paiements à faire. Il s’agit de 3 paiements sur 66 (22 mois, 3 dirigeants). Il s’agissait aussi de transferts électroniques de fonds, une pratique déjà en usage à la Composante pour le paiement des salaires des membres du personnel, pratique qui s’est étendue à la rémunération complémentaire.
2.  Pour quelques mois, les feuillets roses étaient absents et nous avons remarqué que dans les dossiers de notre commis comptable de l’époque, il manquait des informations, il y avait des pièces jointes inexactes et des éléments ne correspondant pas aux dossiers. La situation a été corrigée en avril 2018, mais il a fallu remonter dans le temps et refaire certains dossiers. Le feuillet rose a été modifié de façon à inclure des informations financières, à faciliter la révision et améliorer la clarté. De plus, le montant des paiements destinés aux dirigeants a toujours été joint aux documents.

Je suis d’accord avec les recommandations du SCFP national, elles sont là pour protéger notre argent, d’où l’ajout des feuillets roses en cours de mandat.
D’autres règlements sont en préparation, le Conseil exécutif de la Composante d’Air Canada a renforcé le règlement en excluant les affectations spéciales et afin de renforcer le processus, la Présidente de la Composante a aussi soumis une nouvelle interprétation.

Pendant ce processus, les syndics ont eu accès à tous les dossiers à partir de 2017. En cours de processus, les dirigeants de la Composante ont révisé les informations. Les décisions passées sur le plus haut salarié ont souvent été prises par le Site central et si elles ont été changées, c’est après coup.  La Présidente de la Composante s’est toujours qualifiée comme plus haut salarié et des affectations spéciales ont été choisies par le Site central à certaines occasions. C’est une fois de plus la confirmation que nous n’avions ni un règlement, ni des pratiques claires pour la suite des choses.

Une fois de plus, merci pour le temps consacré à la vérification des livres dans le dossier de la rémunération complémentaire.

Solidairement,

Wesley Lesosky
Secrétaire-trésorier de la Composante

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