Rapport du Secrétaire-trésorier de la composante – Février 2018

Chers membres,
Conformément aux règlements de la composante d’Air Canada, j’ai la responsabilité d’informer les membres de l’état des finances de la composante et du travail que j’ai effectué à titre de Secrétaire-trésorier de la composante.
Le mandat actuel a commencé en février 2017, nous sommes donc à mi-chemin et d’un point de vue financier, plusieurs choses ont été accomplies. Conformément aux règlements de la composante, mon rôle et mon mandat à titre de Secrétaire-trésorier de la composante sont :
En vertu de l’article 6.3, des règlements de la composante, le Secrétaire-trésorier :
(a) Est responsable de la supervision des affaires financières de la composante.
(b) Tout au cours de son mandat, au nom des membres de la composante, il a la responsabilité de tenir, organiser, préserver et conserver les dossiers, les documents connexes, les autorisations , les factures et/ou les bons pour toutes les dépenses effectuées, les reçus de toutes les sommes remises au SCFP national, ainsi que les dossiers et les documents connexes pour tous les revenus encaissés.
(c)     Est chargé de recevoir tous les revenus, les frais d’adhésion et les cotisations et de déposer rapidement toute somme reçue dans un compte bancaire ou de coopérative d’épargne et de crédit.
(d) Est responsable de la préparation de tous les formulaires de capitation du SCFP national et du versement du paiement au plus tard le dernier jour du mois suivant.
(e) Est responsable de la mise en œuvre et de la supervision de méthodes comptables appropriées pour l’encaissement et le versement des fonds, conformément aux règlements de la composante.
(f) Doit préparer et présenter pour approbation au Comité exécutif de la composante d’Air Canada un budget comprenant les prévisions de revenus et de dépenses de la composante pour l’année financière, au plus tard 90 jours après le début de ladite année financière.
(g) Doit s’assurer que, exception faite des dépenses courantes et des dépenses budgétées telles qu’approuvées lors des réunions du Comité exécutif de la composante d’Air Canada, aucun montant de plus de 500.00 $ ne sera dépensé dans le cadre d’un prêt ou d’une contribution à un membre ou une cause autre que le SCFP, à moins qu’un avis de résolution ait été présenté pour étude lors de la réunion suivante du Comité exécutif de la composante d’Air Canada.
(h) Doit voir à la préparation et à la présentation au Comité exécutif de la composante d’Air Canada des états financiers.
(i) Doit faire rapport de la gestion de son service lors des réunions du Comité exécutif de la composante d’Air Canada.
(j) Est responsable des livres, documents, dossiers et effets de la composante, lesquels peuvent en tout temps être soumis à une vérification du Président ou de la Présidente de la composante.
(k) Doit veiller à ce que les livres soient vérifiés par un vérificateur reconnu et présenter les rapports de vérification aux fiduciaires de la composante, au SCFP et au Comité exécutif de la composante d’Air Canada.
(l) Doit veiller à ce que les livres soient vérifiés par les fiduciaires de la composante et doit remettre à ces fiduciaires les rapports destinés au SCFP.
(m) Doit préparer régulièrement des rapports financiers complets sur toutes les questions financières touchant le syndicat et les présenter aux membres de la composante d’Air Canada.
(n) Doit être cautionné en vertu du cautionnement général détenu par le SCFP et tout candidat au poste de Secrétaire-trésorier ne répondant pas aux conditions requises sera exclu du poste de Secrétaire-trésorier.
(o) À la fin de son mandat, il doit remettre tous les livres, les sceaux et autres effets de la composante à la personne qui doit lui succéder.
(p) Doit tenir un compte rendu précis, entier et impartial de chacune des réunions du Comité exécutif de la composante d’Air Canada et de toute autre réunion jugée nécessaire et communiquer ces dossiers au membres du Comité exécutif de la composante d’Air Canada dans les 30 jours suivant ladite réunion.
(q) Doit consigner toutes les modifications aux règlements qui ont été dument approuvées et présenter les règlements modifiées au Comité exécutif de la composante d’Air Canada dans les 30 jours suivant la ou les modifications.
(r) Doit vérifier le registre des présences aux réunions ordinaires du Comité exécutif de la composante d’Air Canada et le présenter chaque année et,
(s) En conjonction avec toute dispense de vol accordée par la société, il recevra un paiement supplémentaire du syndicat, de façon à toucher un salaire mensuel total égal à la rémunération de la personne qui touchera le salaire le plus élevé de l’unité de négociation au cours du mois.
Budget 2017/2018
Le budget avec lequel nous travaillons est entré en vigueur le 1er juillet 2017 et il demeurera effectif jusqu’au 31 juin 2018. Nous avons respecté nos cibles pour tout ce qui touche les comités et les dépenses et nous effectuerons une analyse plus en profondeur des revenus et des dépenses lors de la prochaine réunion du Comité exécutif de la composante d’Air Canada qui aura lieu en mars 2018. Surveillez l’invitation à cet événement ouvert et assurez-vous de venir me poser toutes vos questions à caractère financier. Je tenterai d’y répondre sinon, je mènerai les recherches qui s’imposeront.
Mises à jour des logiciels – Encore place à croissance
Dans mon dernier rapport, j’ai écrit :
Parmi les projets entamés au cours du mandat précédent et qui ont maintenant été menés à bien, mentionnons la transition vers notre nouveau logiciel de comptabilité, Newviews.  Nous travaillions avec une version totalement désuète depuis des années et il était temps de se remettre à jour. Il s’agit d’argent bien dépensé et à mon avis, c’était nécessaire pour assurer une tenue de livre précise et des rapports financiers adéquats. Avec l’ancien système, nous devions refaire les rapports sur Excel pour pouvoir les distribuer. Ce n’était ni pratique, ni efficace. Le système est en fonction, la transition s’est déroulée sans heurt et nous sommes maintenant en mesure de nous consacrer à d’autres enjeux.
Depuis la mise en œuvre et la mise à jour, il est apparu que le système n’est pas en mesure de suivre nos besoins. À compter de juillet 2018, nous passerons à Quick Books.  Ce changement nous permettra d’être plus efficients et il offrira à tous les dirigeants la possibilité d’avoir accès aux livres au besoin. Le processus de transition demandera du temps parce que nous devrons transférer toutes les données dans le nouveau logiciel, former le personnel et devenir compétent en matière de préparation de rapports, mais à long terme, nous serons mieux à même de faire rapport aux membres, aux dirigeants et au Comité exécutif de la composante d’Air Canada.
Fiduciaires de la composante et vérifications
Au début de février 2018, nos vérificateurs sont revenus avec le rapport final de vérification et votre exécutif a voté pour l’adoption du rapport. Le prochain processus consistera à faire venir les fiduciaires au bureau du chemin Belfield afin qu’ils entreprennent la vérification fiduciaire interne. Je les ai invités à nous faire part des dates auxquelles ils désirent entreprendre cette vérification et j’attends avec impatience l’occasion de les accueillir afin qu’ils mènent la vérification de nos livres, qu’ils préparent leur rapport et qu’ils posent toutes leurs questions au nom des membres.
J’ai aussi demandé à notre comptable maison d’entamer le processus de vérification des prochains livres. Mon objectif est d’être tout à fait à jour dans le cadre de ce mandat.
Changements bancaires
Lorsque nous sommes entrés en poste, nous avons hérité des anciennes politiques et procédures sur les façons d’effectuer nos transactions bancaires et d’autres choses qui fonctionnaient par le passé. Le temps a démontré que la Banque Nationale ne travaillait plus dans notre intérêt et ne répondait plus à nos besoins.
Dans les anciens rapports, les fiduciaires ont clairement établi que les comptes n’appartenant pas à la composante d’Air Canada du SCFP ne devraient pas faire partie du profil de la composante, ni lui être accessibles. J’ai aussi noté que la Banque Nationale n’était pas disposée à majorer la limite de crédit de notre carte et qu’elle imposait un plafond irréaliste à notre pouvoir d’achat. De plus, elle nous imposait des frais bancaires élevés et nous offrait un bas taux d’intérêt.
J’ai transféré les comptes à la Meridian Bank.  Elle nous a offert un tarif fixe pour nos comptes, une limite plus élevée sur notre carte de crédit répondant mieux à nos besoins, une meilleure capacité de transactions en ligne, un soutien au besoin et la possibilité, pour tous les dirigeants, d’effectuer des paiements avec un deuxième signataire, tel que requis.
Nous sommes maintenant en mesure de payer aux sections locales les cotisations de façon beaucoup plus rapide, pour la plus grande part et nous le faisons par dépôt direct. Les membres du personnel, les dirigeants à temps plein et les membres des comités qui touchent un salaire sont aussi maintenant payés par dépôt direct. Le système de dépôt direct est à frais fixes, il offre des économies, il est mieux pour l’environnement et il est plus facile de tenir le registre des paiements.
Rapport financier
Nous avons entrepris une nouvelle année financière le 1er juillet 2017 et nous en sommes maintenant à mi-chemin.  En révisant nos prévisions financières, nous constatons que nous respectons les cibles pour la plupart des postes budgétaires, qu’il s’agisse des revenus ou des dépenses
Les cotisations syndicales récoltées jusqu’à maintenant totalisent 5 926 450.76 $ et de ce montant, 971 632.00 $ sont allés aux sections locales et 1 605 843.13 $ au syndicat national.
À toutes et à tous, une bonne semaine en toute sécurité !


Wesley Lesosky
Secrétaire-Trésorier de la composante
w.lesosky@accomponent.ca